志愿者经理侯书栋说，志愿者有事请假需要提前一天向各自业务口请假，由业务口经理重新排班，如果倒班比较困难，28名人事志愿者便可以成为“替补队员”，补充到缺失岗位。此外，各业务口在为志愿者排班时特意参考每个学生所在院系的课程表，根据课程安排班次。